Förfrågningsunderlag är något som offentliga upphandlare skriver när de vill få in anbud. I underlaget står det vad upphandlaren vill ha och till vilka vilkor. Det är förfrågningsunderlaget anbudsgivaren bör använda sig av som mall när ett anbud ska skrivas.
Förfrågningsunderlag är samma sak som anbudsinbjudan. Där kan man läsa vad upphandlaren vill köpa, i vilken omfattning och till vilka villkor. I den står det också vilka krav som ställs på leverantören, hur anbuden utvärderas och vilka tider som gäller.
Drift av kollektivtrafik upphandlas löpande, här tunnelbanan i Stockholm, (c) Mats Halldin, 2007
Förfrågningsunderlaget innehåller två olika sorters krav, skall-krav och bör-krav. Skall-kraven ska du som leverantör följa till punkt och pricka. Bör-kraven är inte lika strikta, mer önskvärda egenskaper i tjänsten eller produkten. Inköparen vill att du uppföljer bör-kraven men det kan gå bra att endast delvis följa dessa krav. Hur du tänkt att uppfylla kraven skriver du i ditt anbud. Det som står i förfrågningsunderlaget kan inte ändras i efterhand under en pågående upphandling så det är viktigt att kraven är väl genomtänkta. Om det skulle behövas göra ändringar så måste man börja om med hela upphandlingen från början. Förfrågningsunderlaget är alltså viktigt för hela genomförandet av upphandlingen.
När förfrågningsunderlaget är färdigt är det bra om en sakkunnig tittar på det för att kontrollera så det följer de lagar och bestämmelser som finns för förfrågningsunderlag. Ofta anlitar myndigheten en jurist.
Formuleringarna i förfrågningsunderlaget är viktiga. De potentiella anbudsgivarna måste ha full förståelse för vad som krävs av dem. Kraven ska vara förutsägbara.
Kraven som skrivs kan man dela in i två olika kategorier. Krav på anbudsgivaren och krav på leveransen. Kraven på anbudsgivaren kan vara att den har ekonomi för att erbjuda tjänsten eller att denne ska inte vara skuldsatt eller till och med kriminell. Kraven på produkten är en viktig punkt så upphandlaren får det den vill ha. I utvärderingen tittar upphandlaren på kravuppfyllnaden efter en utvärderingsmodell, när en leverantör slutligen ska väljas.
Vad ska stå i ett förfrågningsunderlag?
- 1. Syfte och omfattning – varför och vad man upphandlar
- 2. Administrativa föreskrifter. En beskrivning av formkrav ska skrivas i förfrågningsunderlaget. Där ska praktiska saker stå som tidsfrister och inlämningsmetoder till exempel. Hur man gör för att lämna in anbudet.
- 3. Krav på anbudsgivaren. Ekonomiska och lagliga krav.
- 4. Uppdragsbeskrivning och kravspecifikation. Här ska det stå vad upphandlaren vill ha och vilka krav som ställs på leveransen.
- 5. Utvärderingskriterier. Här ska det stå hur anbuden kommer att utvärderas. Vad kommer man att gå på? Vad är viktigast?
- 6. Kommersiella villkor. Vad är det som gäller vid leverans, betalning eller hävning? Detta kan bifogas som ett avtal men kallas också kommersiella vilkor. Här är det viktigt att man inte bryter mot lagen och brukar diskimminering. Man kan till exempel inte kräva att varan ska vara lokalproducerad.
